Žaloby a podání je možné podávat zakódované a opatřené digitálním podpisem. Poté jsou elektronicky zpracovávány jak na podatelnách tak i samotnými soudci na PC a odesílány finančním úřadům v Haburku, které své odpovědi na podání formulují rovněž v elektronické podobě a odesílají je e-mailem zpět Finančnímu soudu v Hamburku, který je elektronickou poštou přeposílá zúčastněným osobám v souladu s procesními předpisy. Podání v elektronické podobě, rozhodnutí soudců procesní povahy jakož i rozhodnutí ve věci jsou archivovány a jsou příslušným pracovníkům k dispozici v podobě elektronických spisů.

Technologie tohoto "e-mailového řízení" byla vyvinuta ve spolupráci se společnostmi DATEV a herbert dahm datensysteme. Umožňuje zpracovávání a postupování elektronické pošty v podobě workflow až do elektronických spisů. Původní organizace soudu musela být odpovídajícím způsobem přizpůsobena novým technickým požadavkům.

Jednou z hlavních výhod je nezávislost soudů, daňových poradců, advokátů a finančních a celních úřadů na poštovních nebo doručovacích službách a na doručování do nočních schránek. Soudci jakož i pracovníci podatelen soudů mohou vyřizovat svou práci v mnohem kratší době, nezávisle na doručování pošty a na přenosu spisů, který provádí jednou nebo dvakrát denně bezpečnostní služba. Přeprava prostřednictvím standardní pošty vyžaduje minimálně 24 hodin, zatímco podání učiněné prostřednictvím e-mailu se během krátké chvilky objeví u příjemce. Taková rychlost je výhodou zejména u návrhů na zastavení výkonu rozhodnutí nebo na předběžné opatření, kdy mezi dojitím návrhu soudu a doručením žalovanému může uplynout jen několik hodin. Náklady na elektronickou poštu jsou mnohem nižší než náklady na doručování standardní cestou. Soud si může návrhy, argumenty a názory vyměňovat s účastníky řízení ve velmi krátké době. Rovněž lze ušetřit na množství a potažmo i skladování spousty vytištěných materiálů určených k archivaci, neboť veškeré dokumenty se mají archivovat (vypalovat) na CD nosičích.

Při výměně citlivých dat, jako jsou některé údaje o daních je samozřejmě třeba dbát na jejich zabezpečení před jejich zneužitím ze strany třetích osob. Tyto údaje jsou chráněny podle ustanovení §30 německého Abgabeordnung (podobný našemu zákonu o správě daní a poplatků) digitálním podpisem. Digitálním podpisem je zajištěna identita odesílatele, který se identifikuje pomocí SmartCard a na ní uložených údajů ve spojení se zadáním osobního čísla PIN. Odesílatel digitálním podpisem dokládá, že jím odeslaný dokument skutečně odpovídá jeho vůli. Vedle důvěryhodnosti a integrity dokumentu musí být zaručena rovněž jeho autentičnost, tzn. že dokument bude příjemci doručen v nezměněné podobě a ani sám příjemce ho nebude moci změnit. "E-mailové řízení" bylo rovněž podrobeno kontrole úřadu hamburského Zmocněnce pro ochranu osobních údajů, který toto řízení obsáhle popsal v 17. zprávě o své činnosti (17. Tätigkeitsbericht Berichtsjahr 1998/1999) a shledal je za dostatečně bezpečné. Na Finančním soudu v Hamburku musely být proto v souvislosti s výše uvedeným zaváděním elektronického právního styku provedeny úpravy softwarového vybavení, organizace veškeré práce a činnosti soudu, všechna pracoviště musela být vybavena novou technikou a vzájemně propojena do sítě. Byly vytvořeny potřebné elektronické formuláře, které lze bez větších technických problémů opatřit digitálním podpisem. Vedle elektronických spisů však zatím musí být, jak již bylo řečeno, vedeny i spisy v papírové podobě.

V souvislosti se zaváděním elektronického právního styku musel německý zákonodárce schválit potřebné předpisy, které umožňují výše uvedenou elektronickou komunikaci. Již delší dobu je v účinnosti spolkový zákon o přizpůsobení předpisů soukromého práva regulujících formu právních úkonů a dalších předpisů modernímu právnímu styku. Byl tak novelizován německý občanský soudní řád (Zivilprozeßordnung, ZPO), zejména ustanovení § 130a tohoto zákona a řád finančních soudů. Podle nové úpravy splňuje záznam v podobě elektronického dokumentu požadavek na písemnou formu. Vedle toho musí odpovědná osoba opatřit elektronický dokument kvalifikovaným elektronickým podpisem v souladu se zákonem o podpisu. Od 15.02.2001 je v účinnosti nový zákon o podpisu. Kvalifikované elektronické podpisy požadované procesními předpisy jsou vystavovány podle ustanovení § 2 zákona o podpisu poskytovateli certifikačních služeb, kteří splňují zákonné požadavky (tzv. Trust Center). Ustanovení § 130a odst. 2 ZPO zmocňují spolkovou vládu a zemské vlády, aby stanovily nařízením, odkdy lze učinit u soudu podání v elektronické podobě. Tato nařízení se již připravují. Kromě toho schválil německý spolkový sněm již v červnu 2001 zákon o reformě doručování v soudním řízení, který nabude účinnosti 01.08.2002. Ustanovení § 174 odst.3 tohoto zákona umožňuje zaslat příjemci rozsudek, usnesení, obsílku nebo jinou soudní písemnost v podobě elektronického dokumentu e-mailem, pokud jsou opatřeny elektronickým podpisem. Současně musí být chráněny před neoprávněným zásahem třetí osoby. Nabytí účinnosti až na srpen 2002 má samozřejmě soudům umožnit provést potřebná technická a organizační opatření pro tento způsob doručování.

Nové "e-mailové řízení" by mělo podle prezidenta Finančního soudu v Hamburku Dr. Jana Grotheera kromě výše uvedeného poskytnou lidem snadnější a rychlejší přístup k úřadům a soudům a přiblížit celý proces k větší transparentnosti. Podle současných platných německých předpisů zatím není možné učinit řádné podání prostřednictvím e-mailu. Čeká se však už jen na vydání nařízení zemské vlády, které má určit okamžik, odkdy lze podávat k soudu v elektronické podobě a nabytí účinnosti zákona o reformě doručování v soudním řízení (tj. 01.08.2002).

Dnes poskytuje Finanční soud v Hamburku na svých webových stránkách formuláře žalob, vysvětlení a příkladně formulované žalobní návrhy, což má běžným občanům umožnit podat žalobu v souladu s předpisy upravujícími formu právních úkonů. V budoucnu má být tato služba doplněna o pokyny týkající se online žaloby.